3.9.1 Emails and letters

Informal and Formal Written Communication

In the B1 level you already know how to write simple texts. In this chapter you focus on writing emails and letters in German that are clear, polite, and appropriate for different situations. You learn the typical structure, useful phrases, and the most common differences between informal and formal communication.

Structure of German Emails and Letters

German emails and letters usually follow a clear structure. This basic pattern works for both informal and formal texts:

1. Subject line (for emails) or topic (for letters)
2. Greeting
3. Opening sentence
4. Main text
5. Closing sentence
6. Farewell formula
7. Name and contact information

In letters you often also write place and date at the top right:
Berlin, 12.03.2026

In emails the date is added automatically, so you usually do not write it in the text.

Informal Emails and Letters

Informal writing is used with family, friends, and close colleagues. The pronoun is usually "du" or "ihr". The tone is friendly, relaxed, and personal.

Informal greeting and farewell

Typical informal greetings:

Examples:
Hallo Maria,
ich hoffe, es geht dir gut.

Liebe Anna,
vielen Dank für deine Nachricht.

Note that "ich" is small here because it starts a new sentence after the greeting with a comma.

Typical informal farewells:

Example ending of an informal email:
Liebe Grüße
Anna

You normally do not add a full stop after your name.

Informal opening and main part

Informal emails often start with a short personal sentence:

Es freut mich, von dir zu hören.
Ich hoffe, dir geht es gut.
Danke für deine E-Mail.
Danke für deinen Brief.

Then you go to your topic:

Ich wollte dir kurz schreiben, weil …
Ich möchte dir erzählen, was …
Ich habe eine Frage zu …

In the main part you write in simple sentences in the present or past, depending on the topic:

Am Wochenende habe ich meine Eltern besucht.
Nächste Woche komme ich nach Berlin.

Try to keep paragraphs short and clear.

Formal Emails and Letters

Formal writing is used with people you do not know well, in professional situations, or with authorities and institutions. You normally use "Sie" and last names.

Formal greeting

Greetings in formal letters and emails are very standard. Here are the most important ones:

Example:
Sehr geehrte Frau Müller,
ich interessiere mich für Ihre Wohnung.

The polite pronoun "Sie" is always written with a capital "S". The same is true for "Ihnen", "Ihr", "Ihre" when they refer to the formal "Sie".

Formal farewell and signatures

Formal endings are also very fixed in German. Here are typical forms:

Example end of a formal letter:

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann

In printed letters in Germany you usually sign by hand between the farewell and your printed name. In emails you normally just write your name, and optionally your contact information:

Max Mustermann
Musterstraße 10
12345 Berlin
Telefon: 01234 56789
E-Mail: max.mustermann@example.com

Formal opening sentences

In formal writing the first sentence after the greeting often shows why you write. There are many standard phrases.

When you react to something:

Vielen Dank für Ihre E-Mail vom 10. März.
Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.

When you ask for information:

Ich interessiere mich für …
Ich möchte mich nach … erkundigen.
Ich habe eine Frage zu …
Könnten Sie mir bitte sagen, ob …

When you apply for something or ask politely:

Hiermit bewerbe ich mich um die Stelle als …
Hiermit möchte ich mich für den Kurs anmelden.
Ich möchte Sie bitten, mir weitere Informationen zu schicken.

Basic Model for a Formal Email

A short model helps you organize your own message. You can adapt the content depending on your situation.

Greeting:
Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Damen und Herren,

Opening:
Ich interessiere mich für … / Vielen Dank für …

Reason and details:
Ich möchte mich nach … erkundigen.
Könnten Sie mir bitte Informationen zu … schicken?
Ich möchte wissen, ob …

Closing sentence:
Ich bedanke mich im Voraus für Ihre Hilfe.
Ich freue mich auf Ihre Antwort.

Farewell:
Mit freundlichen Grüßen

Name:
[Ihr Vorname] [Ihr Nachname]

For example:

Sehr geehrte Damen und Herren,
ich interessiere mich für Ihren Deutschkurs. Könnten Sie mir bitte Informationen zu den Kurszeiten und den Kosten schicken?
Ich bedanke mich im Voraus für Ihre Hilfe.
Mit freundlichen Grüßen
Maria Santos

Email vs Paper Letter

Today many situations, even formal ones, use email. The content is similar, but there are a few small differences.

In a paper letter you put the address of the recipient and your address at the top. You also write the place and date, usually on the right:

Berlin, 12.03.2026

In an email this information is already in the system, so you do not need to repeat it in the message, except when you must give your address as information.

In both emails and paper letters you use the same greetings and farewells. The style and grammar are the same. Formality does not depend on paper or email, but on the relationship and the situation.

Politeness and Typical Phrases

Politeness in German emails and letters is often expressed through modal verbs and fixed phrases.

Making polite requests

Direct requests can sound too strong. With "können" or "könnten" you make them softer.

Können Sie mir bitte sagen, wann der Kurs beginnt?
Könnten Sie mir bitte die Preise schicken?
Könnten Sie mir bitte helfen?

"Könnten" is more polite and a bit more formal than "können".

You can also use "würde / würden":

Würden Sie mir bitte die Unterlagen per E-Mail schicken?

Or use fixed polite phrases:

Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir schreiben könnten.
Ich bedanke mich im Voraus für Ihre Hilfe.
Ich hoffe auf eine positive Antwort.

Referencing attachments and information

In emails you often send additional information. These are called "Anhang" or "Anhänge".

Im Anhang finden Sie meinen Lebenslauf.
Im Anhang sende ich Ihnen das ausgefüllte Formular.
Anbei erhalten Sie die nötigen Unterlagen.

"Anbei" is a common adverb that means "attached" or "enclosed".

Responding to Emails and Letters

You should recognize and use short formulas that show you answer to a previous message.

When you answer an informal email, you can begin:

Danke für deine E-Mail.
Schön, von dir zu hören.
Es tut mir leid, dass ich so spät antworte.

For a formal answer:

Vielen Dank für Ihre E-Mail.
Vielen Dank für Ihre Anfrage.
Vielen Dank für Ihre Nachricht.

When you want to apologize for a late answer, you can write:

Entschuldigen Sie bitte, dass ich erst jetzt antworte.
Es tut mir leid, dass ich so spät schreibe.

To close the answer, you can use:

Ich hoffe, ich konnte Ihre Fragen beantworten.
Ich freue mich, wenn ich von Ihnen höre.

Or in informal messages:

Ich hoffe, ich konnte dir helfen.
Melde dich, wenn du noch Fragen hast.

Typical Mistakes and How to Avoid Them

At B1 level some mistakes are very common in emails and letters. Here are some examples and simple rules to avoid them.

1. Mixing "du" and "Sie"
   Choose one form and stay with it in the whole text. For friends always "du", for formal situations always "Sie".
2. Forgetting capital letters in "Sie", "Ihnen", "Ihre"
   In formal writing always write these forms with a capital first letter when they mean the polite "you".
3. Using first name in a formal greeting
   Do not write "Sehr geehrte Anna," in a formal letter. Use the last name: "Sehr geehrte Frau Meier,".
4. No comma after the greeting
   Always write a comma after the greeting, then continue on the next line with a small letter.
5. No clear structure
   Separate the text into small logical parts: reason for writing, information or questions, polite closing sentence.

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