6.5.2 Reports and evaluations

Purpose and Context of Reports and Evaluations

In German at C2 level, “Berichte” and “Evaluationen” are not just neutral text types. They are embedded in institutional, academic, economic, or administrative contexts and follow conventions that signal professionalism, objectivity, and reliability.

A “Bericht” is typically informative and reconstructs events, processes, or states of affairs in a structured and verifiable manner. An “Evaluation” goes one step further. It not only reports, but also assesses quality, effectiveness, or compliance with goals and standards, and often leads to recommendations.

Typical contexts include:

• internal company reports on projects or departments,
• evaluation reports on programs, measures, or policies,
• expert reports for courts, public administration, or funding bodies,
• academic or semi-academic evaluation of research projects or teaching units.

Understanding the communicative function in each context is crucial. A departmental “Tätigkeitsbericht” requires a different tone and selection of detail than an external “Gutachten” on policy effectiveness.

Macro-Structure of German Reports

Even at C2 level, clarity of structure is more valuable than stylistic fireworks. German institutional culture tends to value predictability and easy navigability.

A typical macro-structure for a comprehensive report might be:

1. Title page and metadata
2. Summary (Zusammenfassung / Management Summary)
3. Introduction (Auftrag, Zielsetzung, Kontext)
4. Methodology (Vorgehen, Datengrundlage)
5. Results / Findings (Ergebnisse)
6. Analysis / Discussion (Auswertung, Interpretation)
7. Conclusions (Schlussfolgerungen)
8. Recommendations (Empfehlungen)
9. Appendices (Anhang)

A shorter internal report may compress these, but the logic remains similar: clarify purpose, explain methods, present data, interpret, conclude.

A useful way to think about the structure:

A short schematic overview:

Evaluation Reports: Criteria, Standards, and Transparency

Evaluations in German contexts are often built around explicit criteria. A high-level evaluation text makes its standards visible and verifiable. Vague assessments without clear criteria are quickly perceived as “unwissenschaftlich” or “unseriös.”

Relevant features of C2-level evaluation writing include:

• Clear separation of description, assessment, and recommendation.
• Explicit reference to criteria and indicators.
• Justified use of normative language (“angemessen”, “unzureichend”, “vorbildlich”) with evidence.
• Distinction between facts, interpretations, and value judgments.

You can structure evaluative sections as a sequence:

1. Criterion statement
2. Empirical evidence
3. Assessment relative to the criterion
4. Justification of the assessment
5. If relevant, recommendation

For instance:

• “Kriterium: Wirksamkeit”
• “Empirie: Die Teilnehmerzahlen stiegen um 25 %, die Abbrecherquote halbierte sich.”
• “Bewertung: Das Programm ist in hohem Maße wirksam.”
• “Begründung: Die beobachteten Veränderungen sind sowohl statistisch signifikant als auch praktisch relevant.”
• “Empfehlung: Eine Ausweitung auf weitere Standorte wird empfohlen.”

Objectivity, Distance, and Stance

Reports and evaluations operate under a convention of restrained authorial presence. This does not mean that you must hide the analytical voice, but that you signal distance and self-discipline.

Key stylistic signals of objectivity in German include:

• Nominal style: “die Durchführung der Maßnahme”, “die Bewertung der Ergebnisse”.
• Passive or agent-attenuating constructions: “Es wurden Interviews durchgeführt.”
• Neutral reporting verbs: “feststellen”, “erheben”, “belegen”, “zeigen”.
• Hedging and gradation to reflect epistemic caution: “nahelegen”, “deutet darauf hin”, “lässt sich nicht zweifelsfrei belegen”.

At C2 level, you must modulate your stance precisely:

Avoid chatty or overly emotional language. For example, instead of “Die Situation ist ziemlich schlecht”, write “Die Situation ist in mehrfacher Hinsicht unbefriedigend” or “Die Zielerreichung bleibt deutlich hinter den Erwartungen zurück.”

Internal Structure: Paragraphs, Headings, and Coherence

Within the macro-structure, each major section must be easily navigable. German professional readers expect clear headings and coherent paragraphs with a visible progression.

Recommended internal elements:

• Speaking headings, often noun phrases: “2.2 Methodische Einschränkungen”, “3.1 Quantitative Ergebnisse”.
• Topic sentences that signal the paragraph’s focus.
• Logical connectors that build arguments and clarify relations.

Particularly relevant connectors at C2 level:

In evaluation sections, you can combine logical connectors with evaluative lexis:

• “Zwar wurden die formalen Vorgaben eingehalten, jedoch blieb die inhaltliche Qualität der Beiträge deutlich hinter den Erwartungen zurück.”
• “Dementsprechend erscheint eine grundlegende Überarbeitung des Konzepts erforderlich.”

Coherence is also supported by consistent terminology. Decide, for instance, whether you call the object under investigation “Programm”, “Maßnahme” or “Projekt”, and then apply this choice systematically.

Typical Linguistic Features of High-Level Reports

At C2 level, you must handle certain formal and syntactic features confidently because they are part of the stylistic standard for reports and evaluations.

Important features include:

1. Nominalization and compact noun phrases:
   “die Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahme” instead of “Wir haben überprüft, wie wirksam die Maßnahme ist.”
2. Embedded clauses and relative structures:
   “Die Maßnahmen, die seit 2020 implementiert wurden, zeigen eine deutliche Wirkung.”
3. Participial constructions and prepositional groups for concision:
   “Aus den im Zeitraum 2020 bis 2023 erhobenen Daten ergibt sich …”
4. Consistent tense use:
• Past for conducted actions: “Es wurden 30 Interviews geführt.”
• Present for stable results and generalizations: “Die Daten zeigen, dass …”
• Future or modal for recommendations: “Es sollte geprüft werden, ob …”

A schematic pattern for reporting findings:

A schematic pattern for formulating recommendations:

Managing Data, Evidence, and Uncertainty

Reports and especially evaluations depend on the credible handling of data and uncertainty. At C2, you must integrate quantitative and qualitative evidence without distorting its reliability.

Key elements:

• Clear indication of the data basis: “Die Auswertung basiert auf 150 standardisierten Online-Befragungen und 12 leitfadengestützten Interviews.”
• Differentiation between robust findings and tentative indications.
• Transparent communication of limitations: “Die Ergebnisse sind vor dem Hintergrund der geringen Fallzahl vorsichtig zu interpretieren.”

Useful formulations:

• “Die Ergebnisse sind als Tendenzen zu verstehen, nicht als repräsentative Aussagen.”
• “Aufgrund fehlender Vergleichsdaten ist eine abschließende Bewertung nicht möglich.”
• “Die qualitativen Daten liefern Hinweise auf …, die in künftigen Untersuchungen zu überprüfen sind.”

You should avoid overgeneralization. Instead of “Das Projekt war ein voller Erfolg”, use “Gemessen an den definierten Indikatoren kann das Projekt überwiegend als erfolgreich bewertet werden.”

Recommendations and Action Orientation

Evaluations are often expected to close with a practical orientation. High-quality recommendations in German:

• follow logically from the analysis,
• are clearly prioritized,
• are formulated as realistic and implementable,
• make explicit who should act and in what timeframe, if the context permits.

Examples of nuanced recommendation language:

• “Es wird dringend empfohlen, die personellen Ressourcen im Bereich X zu erhöhen, um Y zu gewährleisten.”
• “Als mittelfristige Maßnahme sollte geprüft werden, ob …”
• “Vor einer Ausweitung des Programms auf weitere Standorte ist eine vertiefende Analyse der Kostenstruktur erforderlich.”

Note the gradation:

Register, Politeness, and Institutional Style

Reports and evaluations at C2 level must respect institutional registers. Some tendencies of professional German in this context:

• Prefer formal vocabulary over everyday language:
• “Verbesserungsbedarf” instead of “man könnte es besser machen”
• “Handlungsbedarf” instead of “es muss was getan werden”
• “Ressourcenknappheit” instead of “es ist zu wenig da”
• Avoid colloquialisms and personal anecdotes unless explicitly required by the genre.
• Apply polite and distanced forms when addressing commissioners or recipients:
• “Der Auftraggeber erhält mit diesem Bericht eine zusammenfassende Darstellung …”
• “Im Folgenden werden die zentralen Ergebnisse präsentiert, die für Ihre Entscheidung relevant sind.”

Be attentive to institutional expectations about language tone. A court expert opinion (“Gutachten”) demands even more restrained and “sachlich-nüchtern” language than an internal project evaluation in an NGO.

Consistency, Referencing, and Appendices

At C2 level, consistency is not a minor detail, but a sign of professionalism:

• Use consistent terminology, spelling (for instance, Adressat*innen vs. Adressaten) and abbreviations.
• Reference all tables and figures clearly: “vgl. Tabelle 2 im Anhang”.
• Ensure that appendices add transparency (questionnaires, coding schemes, detailed tables) without overburdening the main text.

Typical formulations:

• “Eine detaillierte Auflistung der Indikatoren findet sich im Anhang A.”
• “Die zugrunde liegenden Fragebögen sind in Anhang C dokumentiert.”

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