5.4.2 Reports and speeches

Purpose and Nature of Reports and Speeches in Urdu

In academic and professional Urdu, written reports and spoken speeches serve different but related purposes. Reports present information, analysis, and recommendations in a structured, usually impersonal form. Speeches are delivered orally to inform, persuade, or motivate an audience, and their language is more directly engaging and often more rhetorical.

In both genres you are expected to use formal Urdu, organize ideas clearly, and support your points with evidence or logical reasoning. However, the tone, pronoun choices, and stylistic devices differ substantially.

This chapter focuses on what is specific to reports and speeches as genres: structure, style, formulaic expressions, and typical constructions. Broader issues of “Academic and professional Urdu” are assumed as background and are not re-explained here.

Structural Conventions of Urdu Reports

Typical sections of a written report

Academic and professional reports in Urdu follow a recognizable structure that parallels English but uses its own set of fixed labels.

A typical formal report may include:

You will not always see all sections in every report, but academic and governmental reports in Urdu regularly use many of these headings.

Example: Outline of a short Urdu report

English description of structure, with Urdu headings:

1. عنوان:
   شہری علاقوں میں فضائی آلودگی کا جائزہ
   “An assessment of air pollution in urban areas”
2. خلاصۂ رپورٹ:
   A single paragraph, 5 to 7 lines, summarizing scope, methods, main results, and recommendations.
3. تعارف:
   Background on urbanization and pollution in Pakistan or India, scope of the report.
4. مقاصد:
   A numbered list of 3 or 4 specific objectives.
5. طریقۂ کار:
   Description of data sources, time frame, and analysis technique.
6. تجزیہ اور نتائج:
   Interpreted findings, possibly with subheadings.
7. سفارشات:
   Practical, numbered recommendations.
8. نتیجہ:
   Restatement of importance, brief closing reflection.

---

Formal Style Features in Urdu Reports

Impersonal and objective tone

Written reports in Urdu typically avoid very personal language. Instead of direct “I” and “we,” writers often use:

• Passive constructions
• یہ تحقیق 2023 میں مکمل کی گئی۔
  “This research was completed in 2023.”
• Impersonal expressions with “کیا گیا ہے / گئی ہے”
• اس رپورٹ میں لاہور کے تین علاقوں کا موازنہ کیا گیا ہے۔
  “In this report a comparison of three areas of Lahore has been made.”
• Nominalizations (verb turned into noun)
• پانی کی قلت کا جائزہ پیش کیا گیا ہے۔
  “An assessment of water scarcity has been presented.”

Examples of formal report sentences

1. 
   اس رپورٹ میں 2010 سے 2020 تک کے اعداد و شمار کا تجزیہ کیا گیا ہے۔
   “In this report, data from 2010 to 2020 has been analyzed.”
2. 
   دستیاب معلومات کی بنیاد پر چند سفارشات پیش کی گئی ہیں۔
   “On the basis of the available information, several recommendations have been presented.”
3. 
   تحقیق کے دوران بعض محدودیتوں کا سامنا کرنا پڑا۔
   “During the research, certain limitations were encountered.”

Note that the subject “we” or “researchers” is omitted, which keeps the tone more formal.

Typical headings and subheading phrases

You will often see stereotyped phrases that signal structure:

• اس حصے میں … “In this section …”
• ذیل میں … پیش کیا جاتا ہے “Below, … is presented”
• مندرجہ ذیل نکات قابلِ غور ہیں “The following points are noteworthy”
• درج ذیل اعداد و شمار ظاہر کرتے ہیں کہ … “The following data show that …”

Mini paragraph in report style

ذیل میں کیے جانے والے تجزیے میں لاہور، کراچی اور اسلام آباد کے اعداد و شمار کا موازنہ کیا گیا ہے۔ مندرجہ ذیل جدول میں ہر شہر میں رجسٹرڈ گاڑیوں کی تعداد ظاہر کی گئی ہے، جس سے ٹریفک کے بڑھتے ہوئے دباؤ کا اندازہ لگایا جا سکتا ہے۔

“In the analysis undertaken below, the data of Lahore, Karachi, and Islamabad have been compared. In the following table the number of registered vehicles in each city is shown, from which the increasing pressure of traffic can be estimated.”

Organizing Information: Lists, Tables, and Labels

Reports frequently use numbered lists and tables. In Urdu these are introduced with fixed formulas.

Introducing lists

Common patterns:

• رپورٹ کے اہم مقاصد درج ذیل ہیں۔
  “The main objectives of the report are as follows.”
• اس مسئلے کے اسباب کو ہم درج ذیل نکات میں تقسیم کر سکتے ہیں۔
  “We can divide the causes of this problem into the following points.”

Example: Objectives section in Urdu

رپورٹ کے بنیادی مقاصد درج ذیل ہیں۔

1. اسکولوں میں موجود بنیادی سہولتوں کا جائزہ لینا۔
2. طلبہ کی حاضری کے رجحان کو جانچنا۔
3. نصاب کے نفاذ میں درپیش مشکلات کی نشاندہی کرنا۔

“The basic objectives of the report are as follows:

1. To assess the basic facilities present in schools.
2. To examine trends in student attendance.
3. To identify the difficulties faced in the implementation of the curriculum.”

Referring to tables and figures

Typical references:

• جدول نمبر ۱ کے مطابق … “According to Table 1 …”
• شکل نمبر ۲ میں … واضح ہے۔ “In Figure 2 … is clear.”
• گراف میں نمایاں ہے کہ … “It is prominent in the graph that …”

Sample mini table with Urdu labels

Example sentence:

جدول نمبر ۱ کے مطابق سب سے بڑا حصہ تعلیم کے شعبے کو دیا گیا ہے، جب کہ صحت کے بجٹ میں نسبتاً کمی دیکھی جا سکتی ہے۔

“According to Table 1, the largest portion has been given to the education sector, while a relative decrease can be seen in the health budget.”

Formulaic Expressions in Urdu Reports

Opening the report

Common opening sentences include:

• یہ رپورٹ … کے موضوع پر مرتب کی گئی ہے۔
  “This report has been compiled on the topic of …”
• اس رپورٹ کا بنیادی مقصد … ہے۔
  “The main purpose of this report is …”
• زیرِ نظر رپورٹ میں … کا جائزہ لیا گیا ہے۔
  “In the present report, … has been examined.”

Examples

1. 
   یہ رپورٹ شہر کے سرکاری اسکولوں کی حالت کے جائزے پر مرتب کی گئی ہے۔
   “This report has been compiled on the assessment of the condition of public schools in the city.”
2. 
   زیرِ نظر رپورٹ میں کورونا وبا کے دوران آن لائن تعلیم کے اثرات کا تجزیہ کیا گیا ہے۔
   “In the present report, the effects of online education during the Covid pandemic have been analyzed.”

Transition and coherence expressions

To keep a report coherent, writers use transitional expressions such as:

Example paragraph:

تعلیم کے بجٹ میں اگرچہ معمولی اضافہ کیا گیا ہے، تاہم یہ اضافہ موجودہ ضروریات کے لیے ناکافی ہے۔ اس کی بنیادی وجہ یہ ہے کہ طلبہ کی تعداد میں تیزی سے اضافہ ہوا ہے، جب کہ اساتذہ اور عمارتوں کی فراہمی میں خاطر خواہ پیش رفت نہیں ہو سکی۔ لہٰذا سفارش کی جاتی ہے کہ آئندہ بجٹ میں تعلیم کو ترجیح دی جائے۔

“Although the education budget has been slightly increased, this increase is insufficient for present needs. The main reason for this is that the number of students has risen rapidly, while adequate progress has not been made in the provision of teachers and buildings. Therefore, it is recommended that education be given priority in the next budget.”

Concluding and recommending

Standard endings for reports often use set phrases:

• مجموعی طور پر کہا جا سکتا ہے کہ …
  “Overall, it can be said that …”
• موجودہ صورتِ حال کے پیشِ نظر مندرجہ ذیل سفارشات پیش کی جاتی ہیں۔
  “In view of the present situation, the following recommendations are presented.”
• آخر میں یہ بات قابلِ ذکر ہے کہ …
  “In the end, it is worth mentioning that …”

Example recommendation paragraph

موجودہ صورتِ حال کے پیشِ نظر مندرجہ ذیل سفارشات پیش کی جاتی ہیں۔
اول، سرکاری اسکولوں میں اساتذہ کی تعداد فوری طور پر بڑھائی جائے۔
دوم، دیہی علاقوں کے لیے خصوصی اسکالرشپ پروگرام شروع کیا جائے۔
سوم، امتحانی نظام میں اصلاحات کے لیے ایک مستقل کمیٹی قائم کی جائے۔

“In view of the present situation, the following recommendations are presented.
First, the number of teachers in public schools should be increased immediately.
Second, a special scholarship program should be started for rural areas.
Third, a permanent committee should be established for reforms in the examination system.”

Distinctive Features of Urdu Speeches

Written speeches in Urdu share formal vocabulary with reports, but they differ in direct address, rhetorical style, and emotional tone. Speeches are meant to be heard, not silently read, so they use repetition, parallel structures, and forms of polite address.

Forms of address

Common openings use respectful vocatives:

• محترم سامعین!
  muḥtaram sāmiʿīn!
  “Respected listeners!”
• معزز شرکاء!
  muʿazzaz shurakāʾ!
  “Honored participants!”
• معزز اساتذۂ کرام اور عزیز طلبہ!
  muʿazzaz asātiza-e-karām aur ʿazīz ṭullabā!
  “Honored teachers and dear students!”

These phrases immediately establish formality and rapport.

Example: First lines of a formal speech

محترم سامعین و ناظرین! السلام علیکم۔
آج مجھے اس بات کی سعادت حاصل ہوئی ہے کہ میں آپ کے سامنے “ماحولیاتی تحفظ” کے موضوع پر چند گزارشات پیش کر سکوں۔

“Esteemed listeners and viewers, peace be upon you.
Today I have the honor of presenting before you a few points on the topic of ‘environmental protection’.”

Note the direct “I” and “you,” which would be avoided in a neutral report.

Opening strategies in speeches

Typical techniques for openings:

1. Quotations
   A verse of poetry or a proverb, followed by interpretation.
• جیسا کہ شاعر نے کہا ہے، “ہر شاخ پہ الو بیٹھا ہے، انجامِ گلستاں کیا ہوگا؟”
  “As the poet has said, ‘On every branch an owl is seated, what will be the fate of the garden?’”
2. Rhetorical question
• کیا ہم نے کبھی سنجیدگی سے سوچا ہے کہ ہم اپنی آنے والی نسلوں کے لیے کیا چھوڑ کر جا رہے ہیں؟
  “Have we ever seriously thought about what we are leaving behind for our coming generations?”
3. Short anecdote
• چند دن پہلے میں نے ایک چھوٹے سے بچے کو سڑک پر کوڑا اُٹھاتے دیکھا۔
  “A few days ago I saw a small child picking up trash from the road.”

These are oral devices. A technical report, in contrast, rarely starts with poetry or anecdotes.

Pronouns and Tone in Speeches vs Reports

Comparative overview

Paired examples

Report style:

اس تحقیق میں طلبہ کے رویوں کا جائزہ لیا گیا ہے۔ نتائج سے ظاہر ہوتا ہے کہ مطالعہ کا رجحان کم ہوتا جا رہا ہے۔

“In this study, students’ attitudes have been examined. The results show that the tendency toward study is decreasing.”

Speech style:

محترم سامعین! آج ہمارے طلبہ کے رویوں میں ایک خطرناک تبدیلی آ رہی ہے۔ کیا آپ نے محسوس نہیں کیا کہ مطالعہ کا رجحان روز بروز کم ہوتا جا رہا ہے؟

“Respected audience, today a dangerous change is coming in the attitudes of our students. Have you not noticed that the tendency toward study is decreasing day by day?”

Rhetorical Devices in Urdu Speeches

Repetition and parallelism

Speeches in Urdu often rely on rhythmic repetition, which is especially effective with triads (three-part lists).

Examples:

• ہمیں سوچنا ہوگا، ہمیں سمجھنا ہوگا، ہمیں قدم اٹھانا ہوگا۔
  “We must think, we must understand, we must take action.”
• نہ ہمیں مایوس ہونا ہے، نہ ہمیں رکنا ہے، نہ ہمیں ہار ماننی ہے۔
  “We must neither become hopeless, nor stop, nor give up.”

These patterns create emphasis and are natural in spoken Urdu.

Address and engagement phrases

Common ways to engage the audience:

• میری آپ سب سے گزارش ہے کہ …
  “My request to all of you is that …”
• آئیے، ہم سب مل کر یہ عہد کریں کہ …
  “Come, let us all pledge together that …”
• میں آپ سے یہ سوال پوچھنا چاہتا ہوں کہ …
  “I want to ask you this question, that …”

Mini speech segment

معزز شرکاء!
میری آپ سب سے گزارش ہے کہ آج کے بعد ہم میں سے ہر شخص یہ عہد کرے کہ وہ درخت لگائے گا، پانی کی بچت کرے گا اور اپنے شہر کو صاف رکھنے میں بھرپور کردار ادا کرے گا۔ اگر ہم نے آج قدم نہ اٹھایا تو شاید کل بہت دیر ہو جائے گی۔

“Honored participants,
My request to all of you is that from today onward each one of us should pledge to plant trees, conserve water, and play a full role in keeping our city clean. If we do not take action today, tomorrow it may be too late.”

Structural Templates for Urdu Speeches

Classic three-part structure

A formal speech in Urdu often follows a simple tripartite structure:

1. Opening and greetings
2. Main body with 2 or 3 key points
3. Conclusion with call to action or reflection

Template with example phrases

1. Opening
• Greetings:
  محترم سامعین! السلام علیکم و رحمۃ اللہ و برکاتہ۔
  “Respected audience, peace and blessings be upon you.”
• Introduction of topic:
  آج میں “کتاب اور نوجوان نسل” کے موضوع پر اپنے خیالات کا اظہار کرنا چاہوں گا۔
  “Today I would like to express my thoughts on the topic ‘Books and the young generation’.”
2. Body
• Point 1 introduction:
  سب سے پہلے میں اس حقیقت کی طرف توجہ دلانا چاہوں گا کہ …
  “First of all I would like to draw attention to the fact that …”
• Point 2 transition:
  اب آئیے، ہم اس سوال پر غور کریں کہ …
  “Now let us reflect on this question, that …”
• Point 3 with example:
  آخر میں، میں ایک مختصر مثال پیش کرنا چاہوں گا۔
  “Finally, I would like to present a short example.”
3. Conclusion
• Summary:
  مختصراً، ہم یہ کہہ سکتے ہیں کہ اگر ہمیں ترقی کرنی ہے تو ہمیں کتاب سے اپنا تعلق مضبوط بنانا ہوگا۔
  “In short, we can say that if we wish to progress, we must strengthen our connection with books.”
• Call to action:
  آئیے، ہم سب آج یہ عہد کریں کہ روزانہ کم از کم آدھا گھنٹہ مطالعہ کے لیے مخصوص کریں گے۔
  “Let us all today pledge that we will set aside at least half an hour daily for reading.”

Comparing Report and Speech on the Same Topic

To see the contrast clearly, compare how the same content is expressed in each genre.

Topic: Plastic waste in the city

Report style paragraph:

اس رپورٹ میں شہر میں پلاسٹک کے استعمال اور اس کے ماحولیاتی اثرات کا جائزہ لیا گیا ہے۔ دستیاب اعداد و شمار کے مطابق روزانہ تقریباً پچاس ٹن پلاسٹک کا کچرا پیدا ہوتا ہے، جس کا بڑا حصہ دوبارہ استعمال کے قابل نہیں۔ اس صورتِ حال کے نتیجے میں نکاسیٔ آب کے نظام پر دباؤ بڑھ رہا ہے اور سیلابی صورتِ حال پیدا ہو جاتی ہے۔ مجموعی طور پر کہا جا سکتا ہے کہ اگر موجودہ رجحان برقرار رہا تو آنے والے برسوں میں شہری آبادی کو شدید مسائل کا سامنا کرنا پڑے گا۔

“In this report, the use of plastic in the city and its environmental effects have been examined. According to the available data, approximately fifty tons of plastic waste are produced daily, a large part of which is not recyclable. As a result of this situation, pressure on the drainage system is increasing and flooding situations arise. Overall it can be said that if the current trend continues, in the coming years the urban population will face serious problems.”

Speech style paragraph:

محترم سامعین!
کیا آپ جانتے ہیں کہ ہمارا شہر روزانہ تقریباً پچاس ٹن پلاسٹک کا کچرا پیدا کرتا ہے؟ سوچئے، یہ تمام پلاسٹک کہاں جاتا ہے؟ یہ ندیوں میں گرتا ہے، نالیاں بند کرتا ہے، اور آخرکار ہمارے ہی گھروں میں سیلاب بن کر واپس آتا ہے۔ اگر ہم نے آج بھی اپنی عادتیں نہ بدلیں، اگر ہم نے آج بھی پلاسٹک کے تھیلوں کا استعمال کم نہ کیا، تو کل ہمارا ہی شہر ہمارے لیے عذاب بن جائے گا۔

“Respected audience,
Do you know that our city produces approximately fifty tons of plastic waste every day? Think, where does all this plastic go? It falls into the streams, blocks the drains, and finally returns to our own homes as floods. If even today we do not change our habits, if even today we do not reduce our use of plastic bags, then tomorrow our own city will become a torment for us.”

Notice the direct questions, emotive language, and second-person address in the speech.

Practical Phrases for Reports and Speeches

Useful sentence starters in reports

• موجودہ تحقیق سے یہ بات ثابت ہوتی ہے کہ …
  “The present research shows that …”
• دستیاب شواہد اس موقف کی تائید کرتے ہیں کہ …
  “The available evidence supports the position that …”
• حاصل شدہ نتائج سے ظاہر ہوتا ہے کہ …
  “The obtained results show that …”
• اس مسئلے کے حل کے لیے چند اقدامات ناگزیر ہیں۔
  “For the solution of this problem several measures are inevitable.”

Useful sentence starters in speeches

• میرے محترم دوستو! آج میں آپ کے دل کی آواز بن کر چند باتیں کہنا چاہتا ہوں۔
  “My respected friends, today I want to speak a few words as the voice of your hearts.”
• میں آپ سے ایک سادہ سا سوال پوچھنا چاہتا ہوں۔
  “I want to ask you a simple question.”
• اگر ہمیں اپنا مستقبل محفوظ بنانا ہے تو ہمیں آج فیصلہ کرنا ہوگا۔
  “If we want to secure our future, we must decide today.”
• مجھے یقین ہے کہ آپ سب اس بات سے اتفاق کریں گے کہ …
  “I am sure that all of you will agree that …”

---

Vocabulary List for This Chapter

This chapter has focused on the distinctive features of reports and speeches in formal Urdu, especially structure, tone, and typical expressions, enabling you to adapt your language appropriately to written and spoken professional contexts.