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Communicative building blocks
Functional phrases are standard expressions that native speakers use again and again in typical situations. At B2 level, knowing these helps you sound fluent, stay polite, and manage conversations smoothly at work and in daily life. In this chapter, you will see such phrases grouped by function and register, with a focus on situations that are common in professional and semi‑formal contexts.
Functional phrases are usually fixed or semi‑fixed expressions. Do not translate word by word from English. Learn them as ready‑made chunks.
Starting and structuring conversations
In daily and professional life you often need to open a conversation, get attention, and structure what you are going to say.
Typical openers in neutral or semi‑formal situations include:
| German | English |
|---|---|
| Entschuldigung, haben Sie einen Moment Zeit? | Excuse me, do you have a moment? |
| Darf ich Sie kurz stören? | May I disturb you for a moment? |
| Ich hätte eine kurze Frage. | I have a quick question. |
| Könnten wir kurz über … sprechen? | Could we talk briefly about …? |
| Haben Sie gerade einen Augenblick? | Do you have a moment right now? |
To structure what you say, you can use signposting phrases:
| German | English |
|---|---|
| Zuerst möchte ich …, danach … | First I would like to …, after that … |
| Es geht um Folgendes: … | It is about the following: … |
| Konkret bedeutet das, dass … | Specifically this means that … |
| Zusammenfassend kann man sagen, dass … | In summary, one can say that … |
| Lassen Sie mich das kurz erklären. | Let me explain that briefly. |
In semi‑formal conversations at work, prefer indirect questions and modal verbs (können, dürfen, möchten, würden) to sound polite:
„Könnten Sie mir bitte helfen?“ is more polite than „Helfen Sie mir bitte.“
Managing small talk
Small talk helps to build relationships with colleagues, customers, and neighbors. At B2 level you should be able to start, maintain, and end small talk naturally.
Useful starters:
| German | English |
|---|---|
| Schön, Sie kennenzulernen. | Nice to meet you. |
| Wie war Ihr Wochenende? | How was your weekend? |
| Wie läuft es bei Ihnen zurzeit? | How are things going for you at the moment? |
| Arbeiten Sie schon lange hier? | Have you been working here for long? |
| Sind Sie gut hergekommen? | Did you have a good journey here? |
To react and keep the conversation going:
| German | English |
|---|---|
| Ach wirklich? Erzählen Sie mal. | Oh really? Tell me. |
| Das klingt interessant. | That sounds interesting. |
| Das kann ich mir gut vorstellen. | I can well imagine that. |
| Damit habe ich auch Erfahrung. | I have experience with that as well. |
| Wie meinen Sie das genau? | How exactly do you mean that? |
To end small talk politely:
| German | English |
|---|---|
| Es war schön, mich mit Ihnen zu unterhalten. | It was nice talking to you. |
| Ich muss leider weiter. | I unfortunately have to go on. |
| Wir sprechen später weiter. | We will continue talking later. |
| Melden Sie sich, wenn Sie Zeit haben. | Get in touch when you have time. |
Asking for clarification and repetition
In work contexts you often need to check that you understood correctly or ask someone to repeat something.
Typical clarification phrases:
| German | English |
|---|---|
| Könnten Sie das bitte noch einmal sagen? | Could you please say that again? |
| Entschuldigung, ich habe das nicht ganz verstanden. | Sorry, I did not quite understand that. |
| Wie meinen Sie das genau? | What exactly do you mean? |
| Wenn ich Sie richtig verstanden habe, dann … | If I understood you correctly, then … |
| Können Sie ein Beispiel geben? | Can you give an example? |
| Meinen Sie damit, dass …? | Do you mean by that that …? |
Paraphrasing to check understanding:
| German | English |
|---|---|
| Also, Sie schlagen vor, dass … | So you are suggesting that … |
| Mit anderen Worten: … | In other words, … |
| Nur damit ich es richtig verstehe: … | Just so I understand it correctly: … |
When checking understanding, combine a paraphrase + question:
„Also, Sie möchten, dass ich den Bericht bis Freitag fertig mache, richtig?“
Making and reacting to suggestions
In teams and meetings, you constantly make proposals or react to them.
Common ways to make suggestions:
| German | English |
|---|---|
| Ich würde vorschlagen, dass … | I would suggest that … |
| Mein Vorschlag wäre, … | My suggestion would be to … |
| Vielleicht könnten wir … | Perhaps we could … |
| Wie wäre es, wenn wir …? | How about if we …? |
| Haben Sie schon daran gedacht, … zu …? | Have you already thought of …‑ing? |
Accepting suggestions:
| German | English |
|---|---|
| Das klingt gut. | That sounds good. |
| Damit bin ich einverstanden. | I agree with that. |
| Das können wir so machen. | We can do it that way. |
| Das ist eine gute Idee. | That is a good idea. |
Rejecting or modifying suggestions politely:
| German | English |
|---|---|
| Da bin ich mir nicht so sicher. | I am not so sure about that. |
| Ich sehe das ein bisschen anders. | I see that a bit differently. |
| Vielleicht sollten wir noch eine andere Möglichkeit prüfen. | Maybe we should consider another option. |
| Ich fürchte, das ist im Moment nicht machbar. | I am afraid that is not possible at the moment. |
| Könnten wir stattdessen …? | Could we instead …? |
Expressing opinions diplomatically
At B2 level, you should be able to show agreement and disagreement without sounding rude, especially in professional contexts.
Stating your opinion:
| German | English |
|---|---|
| Meiner Meinung nach … | In my opinion … |
| Soweit ich das beurteilen kann, … | As far as I can judge … |
| Ich persönlich denke, dass … | I personally think that … |
| Aus meiner Sicht ist es wichtig, dass … | From my point of view it is important that … |
Agreeing:
| German | English |
|---|---|
| Da stimme ich Ihnen zu. | I agree with you on that. |
| Das sehe ich genauso. | I see it the same way. |
| Genau, das wollte ich auch sagen. | Exactly, that is what I wanted to say too. |
| In diesem Punkt haben Sie recht. | You are right on this point. |
Softening disagreement:
| German | English |
|---|---|
| Ich verstehe Ihren Standpunkt, aber … | I understand your point, but … |
| Da bin ich anderer Meinung. | I have a different opinion there. |
| Ich sehe das etwas anders. | I see that somewhat differently. |
| Ich bin nicht ganz überzeugt. | I am not completely convinced. |
| Könnten Sie erklären, warum Sie das so sehen? | Could you explain why you see it that way? |
To keep disagreement polite, use softening expressions such as „etwas“, „ein bisschen“, „nicht ganz“, and begin with understanding: „Ich verstehe, was Sie meinen, aber …“
Making requests and asking for help
Professional communication often requires polite requests that respect the other person’s time and position.
Soft requests:
| German | English |
|---|---|
| Könnten Sie mir bitte helfen? | Could you please help me? |
| Wären Sie so freundlich, mir … zu schicken? | Would you be so kind as to send me …? |
| Hätten Sie die Möglichkeit, …? | Would you have the possibility to …? |
| Ich hätte eine Bitte: Könnten Sie …? | I have a request: could you …? |
| Wären Sie damit einverstanden, wenn …? | Would you agree if …? |
More direct, but still polite:
| German | English |
|---|---|
| Könnten Sie mir bitte sagen, …? | Could you please tell me …? |
| Geben Sie mir bitte kurz Bescheid. | Please let me know briefly. |
| Sagen Sie mir bitte Bescheid, falls … | Please let me know if … |
Refusing or limiting help politely:
| German | English |
|---|---|
| Im Moment schaffe ich das leider nicht. | At the moment I unfortunately cannot manage that. |
| Ich würde Ihnen gerne helfen, aber … | I would like to help you, but … |
| Vielleicht kann jemand anderes Sie unterstützen. | Perhaps someone else can support you. |
| Können wir das auf später verschieben? | Can we postpone this until later? |
Giving and responding to instructions
At work you both receive and give instructions. Functional phrases help you sound clear and respectful.
Giving instructions politely:
| German | English |
|---|---|
| Bitte denken Sie daran, … | Please remember to … |
| Vergessen Sie bitte nicht, … | Please do not forget to … |
| Achten Sie darauf, dass … | Make sure that … |
| Es ist wichtig, dass Sie … | It is important that you … |
| Könnten Sie bitte zuerst … und danach …? | Could you please first … and then …? |
To check if everything is clear:
| German | English |
|---|---|
| Ist das für Sie so in Ordnung? | Is that all right for you like this? |
| Haben Sie dazu noch Fragen? | Do you still have any questions about this? |
| Ist alles klar soweit? | Is everything clear so far? |
Confirming understanding:
| German | English |
|---|---|
| Ja, das habe ich verstanden. | Yes, I have understood that. |
| Also, ich soll …, richtig? | So I should …, right? |
| Kein Problem, ich kümmere mich darum. | No problem, I will take care of it. |
Handling appointments and deadlines
Making, changing, and confirming appointments is an essential part of professional German.
Arranging appointments:
| German | English |
|---|---|
| Haben Sie nächste Woche Zeit für einen Termin? | Do you have time for an appointment next week? |
| Passt es Ihnen am Dienstag um 10 Uhr? | Does Tuesday at 10 work for you? |
| Wann würde es Ihnen gut passen? | When would suit you well? |
| Können wir einen Termin für … vereinbaren? | Can we arrange an appointment for …? |
Confirming and changing:
| German | English |
|---|---|
| Ich bestätige hiermit den Termin am … um …. | I hereby confirm the appointment on … at …. |
| Leider muss ich den Termin verschieben. | Unfortunately I have to postpone the appointment. |
| Wäre es möglich, den Termin auf … zu verlegen? | Would it be possible to move the appointment to …? |
| Vielen Dank für Ihre Flexibilität. | Thank you for your flexibility. |
Talking about deadlines:
| German | English |
|---|---|
| Bis wann brauchen Sie die Informationen? | By when do you need the information? |
| Die Frist endet am … | The deadline ends on … |
| Schaffen Sie das bis Freitag? | Can you manage that by Friday? |
| Kann die Frist verlängert werden? | Can the deadline be extended? |
Telephone and online communication phrases
Functional phrases are especially important in telephone calls and digital communication, where nonverbal cues are missing.
Starting a phone call:
| German | English |
|---|---|
| Guten Tag, hier spricht … von der Firma …. | Good day, this is … from the company …. |
| Spreche ich mit Herrn / Frau …? | Am I speaking to Mr / Ms …? |
| Haben Sie kurz Zeit für ein Gespräch? | Do you have a moment for a conversation? |
If you call someone for another person:
| German | English |
|---|---|
| Ich rufe im Auftrag von … an. | I am calling on behalf of …. |
Typical telephone functions:
| German | English |
|---|---|
| Könnten Sie bitte etwas langsamer sprechen? | Could you please speak a bit more slowly? |
| Die Verbindung ist leider schlecht. | Unfortunately the connection is bad. |
| Könnten Sie mich bitte mit … verbinden? | Could you put me through to … please? |
| Wann kann ich Sie am besten erreichen? | When can I best reach you? |
| Ich rufe später noch einmal an. | I will call again later. |
Ending a call politely:
| German | English |
|---|---|
| Vielen Dank für Ihren Anruf. | Thank you very much for your call. |
| Dann sind wir so verblieben. | Then that is what we agreed on. |
| Auf Wiederhören. | Goodbye (on the phone). |
In emails and online messages, standard openings and closings are important functional phrases.
Openings:
| German | English |
|---|---|
| Sehr geehrte Frau …, | Dear Ms …, (formal) |
| Sehr geehrter Herr …, | Dear Mr …, (formal) |
| Guten Tag Herr / Frau …, | Good day Mr / Ms …, (semi‑formal) |
| Hallo …, | Hello … (informal) |
Closings:
| German | English |
|---|---|
| Mit freundlichen Grüßen | Kind regards (formal standard) |
| Freundliche Grüße | Kind regards (slightly less formal) |
| Viele Grüße | Best regards (informal) |
| Herzliche Grüße | Warm regards (informal / friendly) |
Dealing with problems and complaints
Functional phrases help you remain professional when something goes wrong, whether you complain or respond to complaints.
Expressing a problem:
| German | English |
|---|---|
| Leider gibt es ein Problem mit … | Unfortunately there is a problem with … |
| Ich bin mit … nicht zufrieden. | I am not satisfied with … |
| Es tut mir leid, aber so war das nicht vereinbart. | I am sorry, but that was not agreed like that. |
| Wir haben die Lieferung noch nicht erhalten. | We have not yet received the delivery. |
Reacting professionally:
| German | English |
|---|---|
| Vielen Dank für Ihren Hinweis. | Thank you for pointing that out. |
| Es tut mir sehr leid, dass es zu diesem Problem gekommen ist. | I am very sorry that this problem occurred. |
| Wir kümmern uns sofort darum. | We will take care of it immediately. |
| Ich verstehe Ihren Ärger. | I understand your anger. |
| Wir werden versuchen, eine Lösung zu finden. | We will try to find a solution. |
Proposing solutions:
| German | English |
|---|---|
| Wir können Ihnen Folgendes anbieten: … | We can offer you the following: … |
| Wäre es für Sie akzeptabel, wenn …? | Would it be acceptable for you if …? |
| Als Entschuldigung möchten wir Ihnen … anbieten. | As an apology we would like to offer you …. |
Expressing thanks and appreciation
Positive functional phrases are also important for building good relationships.
Thanking:
| German | English |
|---|---|
| Vielen Dank für Ihre Hilfe. | Thank you very much for your help. |
| Ich danke Ihnen für Ihre Unterstützung. | I thank you for your support. |
| Das weiß ich sehr zu schätzen. | I really appreciate that. |
| Vielen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung. | Thank you for your quick reply. |
| Danke, dass Sie sich Zeit genommen haben. | Thank you for taking the time. |
Reacting to thanks:
| German | English |
|---|---|
| Gern geschehen. | You are welcome. |
| Keine Ursache. | No problem. |
| Immer wieder gern. | Always happy to. |
| Freut mich, wenn ich helfen konnte. | I am glad if I could help. |
New vocabulary from this chapter
| German | English |
|---|---|
| einen Moment Zeit haben | to have a moment |
| Darf ich Sie kurz stören? | May I disturb you briefly? |
| Es geht um Folgendes | It is about the following |
| Konkret | specifically, concrete |
| zusammenfassend | in summary |
| Schön, Sie kennenzulernen | Nice to meet you |
| Wie läuft es bei Ihnen? | How are things going for you? |
| Ach wirklich? | Oh really? |
| Das kann ich mir gut vorstellen | I can well imagine that |
| Es war schön, mich mit Ihnen zu unterhalten | It was nice talking to you |
| Wenn ich Sie richtig verstanden habe | If I understood you correctly |
| Mit anderen Worten | In other words |
| Meinen Sie damit, dass …? | Do you mean by that that …? |
| Ich würde vorschlagen | I would suggest |
| Mein Vorschlag wäre | My suggestion would be |
| Damit bin ich einverstanden | I agree with that |
| Da bin ich mir nicht so sicher | I am not so sure about that |
| Ich sehe das ein bisschen anders | I see that a bit differently |
| Meiner Meinung nach | In my opinion |
| Soweit ich das beurteilen kann | As far as I can judge |
| Aus meiner Sicht | From my point of view |
| Da stimme ich Ihnen zu | I agree with you on that |
| Ich bin nicht ganz überzeugt | I am not completely convinced |
| Ich hätte eine Bitte | I have a request |
| Wären Sie so freundlich, …? | Would you be so kind as to …? |
| Ich würde Ihnen gerne helfen, aber … | I would like to help you, but … |
| Bitte denken Sie daran | Please remember |
| Achten Sie darauf, dass … | Make sure that … |
| Ist alles klar soweit? | Is everything clear so far? |
| Ich kümmere mich darum | I will take care of it |
| einen Termin vereinbaren | to arrange an appointment |
| den Termin verschieben | to postpone the appointment |
| die Frist | deadline |
| die Frist verlängern | to extend the deadline |
| im Auftrag von | on behalf of |
| die Verbindung | connection (phone, internet) |
| Auf Wiederhören | Goodbye (on the phone) |
| Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr | Dear Ms / Dear Mr (formal) |
| Mit freundlichen Grüßen | Kind regards (formal) |
| der Hinweis | remark, hint |
| Es tut mir sehr leid | I am very sorry |
| Wir kümmern uns sofort darum | We will take care of it immediately |
| eine Lösung finden | to find a solution |
| Ich weiß das zu schätzen | I appreciate that |
| Gern geschehen | You are welcome |
| Keine Ursache | No problem (in response to thanks) |
| Immer wieder gern | Always happy to (help) |