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Understanding Phone Calls in German
Speaking on the phone in German feels different from speaking face to face. You cannot use gestures or facial expressions, so standard phrases, clear pronunciation, and polite forms become more important. In this chapter you learn typical phone phrases, how to start and end a call, how to ask for repetition, and how to handle simple problems on the phone.
Typical Phone Phrases and Politeness
In German, people often use more polite language on the phone than in everyday casual speech. The formal “Sie” is the default, especially with companies, offices, and unknown people.
Common polite words and structures include:
Use „bitte“, „danke“, „Entschuldigung“ and the formal “Sie” as a default in phone calls with strangers or companies.
Useful polite phrases:
“I would like …”
“Could you please …”
“May I speak to …”
In German you will hear and say:
“Ich möchte …”
“Könnten Sie bitte …?”
“Kann ich bitte mit … sprechen?”
These formulas keep the conversation friendly and respectful.
Answering the Phone
When you pick up the phone in German, you normally say your surname, sometimes with “Hallo” or “Guten Tag”.
At home, informal:
“Hallo, hier ist Anna.” – “Hello, this is Anna.”
More neutral or formal:
“Müller.” – Just the surname, common in Germany.
“Guten Tag, Müller.” – “Good day, Müller speaking.”
“Guten Tag, hier ist Anna Müller.” – “Good day, this is Anna Müller.”
In a company:
“Guten Tag, Firma Weber, Meyer am Apparat.”
“Good day, company Weber, Meyer speaking.”
Important expression:
„… am Apparat“ = “… speaking” on the phone.
You can combine greeting + company / name + “am Apparat” or “hier ist …”.
Introducing Yourself When You Call
When you call someone, you should say who you are at the beginning.
Basic structure:
“Hello, this is [name] from [place / company].”
Examples:
“Guten Tag, hier ist Anna Meyer aus Berlin.”
“Good day, this is Anna Meyer from Berlin.”
“Hallo, mein Name ist Thomas Schulz.”
“Hello, my name is Thomas Schulz.”
More formal:
“Guten Tag, mein Name ist Maria König von der Firma Schneider.”
“Good day, my name is Maria König from the company Schneider.”
You can then explain quickly why you call:
“Ich rufe an wegen Ihrer Anzeige.” – “I am calling about your advertisement.”
“Ich rufe an, weil ich eine Frage habe.” – “I am calling because I have a question.”
Asking for Someone on the Phone
Often the person who answers is not the person you want. Use polite questions to ask for the correct person.
Very common patterns:
“Can I speak to Mr / Ms …, please?”
“Kann ich bitte mit Herrn Müller sprechen?”
“Kann ich bitte mit Frau Schneider sprechen?”
More polite, with “könnten”:
“Könnte ich bitte Herrn Müller sprechen?”
“Könnten Sie mich bitte mit Frau Schneider verbinden?”
“Could you connect me with Ms Schneider, please?”
Important expression:
„mit jemandem sprechen“ = “to speak to someone” on the phone.
„jemanden verbinden“ = “to connect someone” (transfer the call).
When someone asks for a person and you answer:
“Einen Moment, bitte.” – “One moment, please.”
“Ich verbinde Sie.” – “I am connecting you.”
“Frau Meier ist gerade nicht da.” – “Ms Meier is not here at the moment.”
Saying Who You Are Calling For
If the other person does not understand you or wants to check, they may ask:
“Wen möchten Sie sprechen?” – “Whom would you like to speak to?”
“Für wen rufen Sie an?” – “Who are you calling for?”
You can answer:
“Für Herrn Becker, bitte.”
“Ich möchte mit Frau Klein sprechen.”
If you call a friend or family member, you can stay informal:
“Ist Paul da?” – “Is Paul there?”
“Kann ich mal Lisa sprechen?” – Very colloquial, with “mal,” common between friends.
Clarifying and Spelling on the Phone
On the phone, understanding names, numbers, and addresses is often difficult. You need phrases to ask for repetition and to spell words.
To ask for repetition:
“Wie bitte?” – “Pardon?” / “Sorry?”
“Könnten Sie das bitte wiederholen?” – “Could you please repeat that?”
“Könnten Sie bitte etwas langsamer sprechen?” – “Could you speak a bit more slowly, please?”
“Ich habe Sie nicht verstanden.” – “I did not understand you.”
Important formulas:
Use „Wie bitte?“ for quick “Sorry?” and
„Könnten Sie das bitte wiederholen?“ for polite repetition.
To ask for spelling:
“Könnten Sie das bitte buchstabieren?” – “Could you spell that, please?”
“Wie schreibt man das?” – “How do you spell that?”
To spell your own name:
“Mein Name ist Krüger. Ich buchstabiere: K – R – Ü – G – E – R.”
Confirming Information
To avoid mistakes, repeat important information such as dates, times, and phone numbers.
Useful phrases:
“Also, am Freitag um 10 Uhr. Stimmt das?”
“So, on Friday at 10 o’clock. Is that correct?”
“Habe ich das richtig verstanden?”
“Have I understood that correctly?”
“Ihre Nummer ist 030 45 67 89, richtig?”
“Your number is 030 45 67 89, right?”
You can answer:
“Ja, genau.” – “Yes, exactly.”
“Nein, am Donnerstag, nicht am Freitag.” – “No, on Thursday, not on Friday.”
Leaving and Taking Messages
Sometimes the person you want is not available. Then you can leave a message or someone can take a message for you.
To say someone is not available:
“Es tut mir leid, Frau Klein ist gerade nicht im Büro.”
“I am sorry, Ms Klein is not in the office right now.”
“Herr Wagner ist in einer Besprechung.”
“Mr Wagner is in a meeting.”
To offer to take a message:
“Möchten Sie eine Nachricht hinterlassen?” – “Would you like to leave a message?”
“Soll ich etwas ausrichten?” – “Shall I pass something on?”
To leave a message:
“Ja, bitte. Können Sie ihm sagen, dass Anna angerufen hat?”
“Yes, please. Can you tell him that Anna called?”
“Könnten Sie ihr bitte sagen, sie soll mich zurückrufen?”
“Could you please tell her to call me back?”
Important verbs:
„eine Nachricht hinterlassen“ = to leave a message.
„jemandem etwas ausrichten“ = to pass a message to someone.
„jemanden zurückrufen“ = to call someone back.
To ask for a callback:
“Könnte Herr Müller mich bitte zurückrufen?”
“Could Mr Müller please call me back?”
Dealing With Connection Problems
Sometimes the line is bad or the call is interrupted. You can describe the problem and suggest a solution.
Typical phrases:
“Ich kann Sie sehr schlecht hören.” – “I can hear you very badly.”
“Die Verbindung ist schlecht.” – “The connection is bad.”
“Sie sind sehr leise.” – “You are very quiet.”
“Die Leitung ist unterbrochen.” – “The line is interrupted.”
To suggest a solution:
“Könnten Sie bitte etwas lauter sprechen?” – “Could you speak a bit louder, please?”
“Ich rufe Sie gleich noch einmal an.” – “I will call you again in a moment.”
“Können wir später noch einmal telefonieren?” – “Can we talk again later on the phone?”
Ending a Phone Call Politely
To close a call in German, you first signal that the conversation is finished, then you use a farewell formula.
Signaling the end:
“Gut, danke für Ihre Hilfe.” – “Good, thank you for your help.”
“Dann war’s das, danke.” – “That is all, thank you.”
“Mehr Fragen habe ich nicht.” – “I do not have more questions.”
Typical endings, formal:
“Vielen Dank, auf Wiederhören.” – “Many thanks, goodbye (on the phone).”
“Danke, einen schönen Tag noch. Auf Wiederhören.”
“Thank you, have a nice day. Goodbye.”
Important expression:
On the phone use „Auf Wiederhören“, not “Auf Wiedersehen”.
Informal with friends or family:
“Okay, bis später. Tschüss.” – “Okay, see you later. Bye.”
“Bis morgen, ciao.” – “See you tomorrow, ciao.”
Example Short Dialogues
First contact with a company:
A: “Guten Tag, Firma Huber, Schneider am Apparat.”
B: “Guten Tag, hier ist Peter Kraus. Ich rufe an wegen einer Rechnung.”
A: “Einen Moment, bitte. Ich verbinde Sie mit der Buchhaltung.”
B: “Danke.”
Call to a friend’s flat:
A: “Hallo, hier ist Julia.”
B: “Hallo Julia, hier ist Mark. Ist Lisa da?”
A: “Ja, einen Moment. Ich hole sie.”
B: “Danke.”
Leaving a message:
A: “Guten Tag, Praxis Dr. Weber, Müller am Apparat.”
B: “Guten Tag, mein Name ist Anna Vogel. Kann ich bitte mit Frau Dr. Weber sprechen?”
A: “Es tut mir leid, Frau Dr. Weber ist gerade nicht da. Möchten Sie eine Nachricht hinterlassen?”
B: “Ja, bitte. Können Sie ihr sagen, dass ich den Termin morgen nicht schaffen kann? Sie soll mich bitte zurückrufen.”
A: “Ja, gern. Wie ist Ihre Telefonnummer?”
B: “Meine Nummer ist 0157 23 45 678.”
A: “Also, 0157 23 45 678, stimmt das?”
B: “Ja, genau. Vielen Dank. Auf Wiederhören.”
A: “Auf Wiederhören.”
New Vocabulary in This Chapter
| German | English |
|---|---|
| am Apparat | speaking (on the phone) |
| rufen / anrufen | to call (on the phone) |
| die Verbindung | connection |
| die Leitung | line (telephone) |
| die Nachricht | message |
| eine Nachricht hinterlassen | to leave a message |
| jemandem etwas ausrichten | to pass a message to someone |
| zurückrufen | to call back |
| buchstabieren | to spell |
| Wie bitte? | Pardon? / Sorry? |
| wiederholen | to repeat |
| die Besprechung | meeting |
| im Büro | in the office |
| verbinden | to connect / to transfer (a call) |
| hören | to hear |
| leise | quiet, softly |
| laut | loud |
| die Rechnung | bill, invoice |
| schaffen (einen Termin schaffen) | to manage (to make an appointment) |
| Praxis | medical practice, doctor’s office |
| Firma | company |
| jemanden holen | to get someone / to fetch someone |
| Auf Wiederhören | goodbye (on the phone) |
| einen schönen Tag noch | have a nice day (lit. “a nice day still”) |